[OBERT] Estem contractant: ets el nostre nou auxiliar d'Administració i Comptabilitat a Espanya?

Tens experiència en administració i comptabilitat en el sector social i t'interessa treballar en una organització sense ànim de lucre multicultural i en creixement? Uneix-te a nosaltres a Open Cultural Center Barcelona, una ONG que treballa per la inclusió de refugiats i migrants a través d'activitats d'educació, habitatge, inserció laboral i innovació social.

L'organització

Open Cultural Center és una organització sense ànim de lucre que porta a terme diversos projectes educatius i culturals per i amb persones migrants i refugiades a Espanya i Grècia. Tenim la nostra oficina principal a Barcelona, amb un equip de 12 empleats i diversos voluntaris que treballen en les nostres activitats a Barcelona. Algunes de les nostres activitats principals a Barcelona i als voltants són l'escola d'idiomes, l'escola de codificació i el nostre programa d'habitatge per a joves migrants en zones rurals. 

Què faràs?

Les teves principals responsabilitats són:

  1. Donar suport a la bona administració de l'organització en els diferents departaments i projectes d'Espanya i Grècia. 
  2. Assistència en l'administració i comptabilitat de l'oficina, implementació d'ordres de pagament bancari, facturació, gestió de nòmines, fluxos de caixa i caixa petita. 
  3. Actualitzar i revisar les bases de dades comptables, informar de qualsevol discrepància financera a la direcció i relacionar-se amb el contractista de comptabilitat, recursos humans i legal. Els processos financers i administratius són compatibles amb eines digitals, eines sense codi i processos d'automatització.

Auxiliar de comptabilitat  

  • Elaboració de factures i certificats amb eines “sense codi” i processos automatitzats.
  • Gestionar la base de dades de fluxos d'efectiu, inclosa la caixa petita, i registrar totes les transaccions monetàries.
  • Arxiu de documentació financera i actualització setmanal de bases de dades comptables.
  • Gestió de la conciliació bancària a la nostra base de dades.. 
  • Comprovació de l'exactitud de les dades financeres enviades pels empleats de l'OCC, com ara les despeses del projecte, les despeses de viatge i el reemborsament. 
  • Destinació d'ingressos i despeses a subvencions a la nostra base de dades, en col·laboració amb els gestors de projectes i els gestors de subvencions.
  • Seguiment i promoció de les polítiques i directrius financeres a tot l'equip. 
  • Actualitzar els manuals i directrius financers de l'organització segons sigui necessari en col·laboració amb el director. 
  • Donar suport als diferents departaments i projectes amb el manteniment de bases de dades. Aplicar mesures per garantir que les bases de dades s'actualitzen periòdicament per part de l'equip, com ara l'enviament de recordatoris, l'organització de reunions o l'escalada de problemes. 
  • Configuració de transferències bancàries en línia per a nòmines, reemborsaments d'empleats i altres despeses del projecte.
  • Relacionar-se amb el contractista comptable i proporcionar la informació necessària.
  • Elaboració d'informes financers trimestrals, comptes anuals de pèrdues i guanys i preparació de documents i resums ad-hoc.
  • Administrar assegurances d'organització i projectes.

Gestió d'oficines

  • Seguiment de les existències de material d'oficina i de la casa de voluntaris, i realització de comandes quan sigui necessari.
  • Garantir el bon funcionament de l'oficina.
  • Seguiment del manteniment general de l'oficina i casa del voluntariat.

Administració

  • Gestioneu les agendes de reunions, els viatges i les cites quan ho sol·liciti
  • Doneu la benvinguda als visitants, gestioneu les trucades telefòniques i la correspondència (correu electrònic, cartes, paquets, etc.)
  • Ajudar els companys en tasques administratives sempre que sigui necessari
  • Donar suport als processos de recursos humans i la incorporació de nous empleats segons sigui necessari.

Assistent del Reglament General de Protecció de Dades (GDPR).

  • Enllaç amb el consultor de GDPR i el DPO extern per assegurar-se que tota la documentació relacionada amb el GDPR estigui actualitzada, i actuant com a intermedi entre projectes i DPO.
  • Supervisar l'adhesió al GDPR als departaments i projectes, com ara comprovar si tots els formularis que s'utilitzen compleixen el GDPR, executar comprovacions anuals d'adherència al GDPR i fer un seguiment de les mesures de seguretat en col·laboració amb TI.

Seguiment i Avaluació (S&E) i Impacte Social 

  • Comprovació amb els gestors de projectes/oficials de M&E que totes les activitats s'han registrat a la base de dades. 
  • Aplicar mesures per garantir que les bases de dades de M&E s'actualitzen periòdicament per l'equip, inclòs l'enviament de recordatoris, l'organització de reunions o l'escalada de problemes.
  • Donar suport al coordinador i al director amb informes de M&E i informes d'impacte social segons sigui necessari.

Coordinació i gestió d'equips

  • Reportant al coordinador i al director.
  • Participar en les reunions setmanals de l'equip i redactar les actes de les reunions.
  • Gestió d'un voluntari i/o en pràctiques com a part de l'equip d'administració, si es sol·licita.

Què oferim?

L'OCC es compromet a crear un lloc de treball inclusiu i divers que fomenti la participació activa de tothom i la generació d'un impacte positiu per a l'equip i els col·lectius destinataris. Oferim el següent:

  • Un salari net mensual de 1.200 € (38 hores setmanals, 13 pagues, contrato indefinit, 3 mesos de prova) i un període de vacances de 30 dies laborables l'any.
  • Una oportunitat única per treballar en el cor del sector social local, especialitzat en migració, alhora que treballa a nivell internacional amb ONG d'arreu d'Europa.
  • Un dia de treball a distància a la setmana.
  • L'oportunitat de treballar en un equip altament multicultural format per empleats, voluntaris, interns i socis externs.
  • L'oportunitat de treballar amb la nostra sucursal grega a Polykastro i conèixer el context migratori de Grècia.
  • Moltes oportunitats d'aprenentatge treballant amb psicòlegs, treballadors socials, gestors de projectes (UE) i el nostre grup divers de beneficiaris i voluntaris.

Quins són els requisits laborals?

Imprescindibles:

  • Estudis de comptabilitat, secretaria, administració o similar.
  • Experiència mínima de dos anys en comptabilitat en el sector social.
  • Experiència com a administrador d'oficina, ajudant d'oficina o càrrec rellevant.
  • Bones habilitats informàtiques i competència en l'ús de fulls de càlcul i documents de text.
  • Obert per aprendre i desenvolupar les teves habilitats amb l'ús d'eines digitals i eines sense codi com Trello, Airtable, Notion i Slack.
  • Comprensió dels processos financers com la comptabilitat i la conciliació bancària.
  • Competències bàsiques de matemàtiques.
  • Bones habilitats de comunicació verbal i escrita.
  • Bones habilitats organitzatives i de gestió del temps.
  • La capacitat de treballar en diversos projectes simultàniament mantenint la precisió.
  • Capacitat per col·laborar amb companys de feina i proveïdors.
  • Tenir una forta motivació per donar suport a persones amb antecedents migratoris i tenir un impacte social amb el nostre equip.
  • Tenir un nivell avançat d'anglès i espanyol.
  • Tenir una actitud flexible, proactiva i oberta: treballem en un entorn que canvia ràpidament i has de ser capaç d'adaptar-te als canvis sobtats i als desenvolupaments ràpids.

Habilitats preferibles:

  • Experiència amb Airtable, Notion, Slack i/o Trello.
  • Tenir experiència laboral en el sector social a Catalunya/Barcelona. 
  • Tenir un nivell intermedi a avançat de català.
  • Tenir experiència en redacció, informes i justificacions de subvencions.
  • Tenir experiència en processos de RRHH.

Quin és el procés de sol·licitud?

Sempre us informem si esteu seleccionats per al procés de sol·licitud o no. Les sol·licituds s'han de presentar a través del nostre formulari de sol·licitud (vegeu l'enllaç següent). Nosaltres no considerar les aplicacions que arriben per altres canals. Un cop seleccionat, el procés és el següent:

  1. Us convidarem a una primera entrevista per conèixer-vos, parlar amb més detall del càrrec i de l'organització, comentar les vostres expectatives i ambicions i respondre qualsevol dubte que tingueu.
  2. Quan el resultat de la primera entrevista sigui positiu, us demanarem referències laborals prèvies i la realització d'una tasca. La tasca es relacionarà amb la base de dades i les habilitats d'elaboració d'informes.
  3. Quan el resultat del treball sigui positiu, es farà una segona entrevista. En aquesta entrevista parlarem amb més detall de les habilitats i experiència que tens, i com aquestes s'ajusten a la posició. També parlarem del resultat de la tasca i de qualsevol comentari que tingueu sobre la tasca.
  4. Quan la segona entrevista sigui positiva, tindreu la vostra entrevista final amb el director de l'organització. Juntament amb el nostre equip de contractació, el director prendrà la decisió final sobre el resultat del procés de contractació.

COM APLICAR?

Si us plau, utilitzeu aquest formulari per sol·licitar: https://airtable.com/shrL2jvRowsOx1QXl

Data límit 30 de novembre 2022.