[ΑΝΟΙΧΤΟ] Προσλαμβάνουμε: είστε ο νέος μας Βοηθός Διοίκησης και Λογιστικής στην Ισπανία;

Έχετε εμπειρία στη διοίκηση και τη λογιστική στον κοινωνικό τομέα και σας ενδιαφέρει να εργαστείτε σε έναν πολυπολιτισμικό και αναπτυσσόμενο μη κερδοσκοπικό οργανισμό; Ελάτε μαζί μας στο Open Cultural Centre Barcelona, μια ΜΚΟ που εργάζεται για την ένταξη προσφύγων και μεταναστών μέσω της εκπαίδευσης, της στέγασης, της εισαγωγής εργασίας και της κοινωνικής καινοτομίας

Η οργάνωση

Το Open Cultural Centre είναι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός που πραγματοποιεί διάφορα εκπαιδευτικά και πολιτιστικά έργα για και με μετανάστες και πρόσφυγες στην Ισπανία και την Ελλάδα. Έχουμε το κεντρικό μας γραφείο στη Βαρκελώνη, με μια ομάδα 12 υπαλλήλων και διάφορους εθελοντές που εργάζονται στις δραστηριότητές μας στη Βαρκελώνη. Μερικές από τις κύριες δραστηριότητές μας μέσα και γύρω από τη Βαρκελώνη είναι το σχολείο ξένων γλωσσών, το σχολείο κωδικοποίησης και το πρόγραμμα στέγασης για νέους μετανάστες σε αγροτικές περιοχές. 

Τι θα κάνεις?

Οι κύριες αρμοδιότητές σας είναι:

  1. Υποστηρίξτε την ομαλή διοίκηση του οργανισμού στα διάφορα τμήματα και έργα στην Ισπανία και την Ελλάδα. 
  2. Βοηθήστε με τη διοίκηση και τη λογιστική του γραφείου, την εκτέλεση τραπεζικών εντολών πληρωμής, την τιμολόγηση, τη διαχείριση εκκαθαριστικών σημειώσεων, ταμειακών ροών και μικρομετρητών. 
  3. Ενημερώστε και αναθεωρήστε τις λογιστικές βάσεις δεδομένων, αναφέρετε τυχόν οικονομικές αποκλίσεις στη διοίκηση και επικοινωνήστε με τον λογιστή, το ανθρώπινο δυναμικό και τον νομικό ανάδοχο. Οι οικονομικές και διαχειριστικές διαδικασίες υποστηρίζονται με ψηφιακά εργαλεία, εργαλεία χωρίς κώδικα και διαδικασίες αυτοματισμού.

Βοηθός λογιστή  

  • Προετοιμασία τιμολογίων και πιστοποιητικών με εργαλεία «χωρίς κωδικό» και αυτοματοποιημένες διαδικασίες.
  • Διαχείριση της βάσης δεδομένων ταμειακών ροών, συμπεριλαμβανομένων των μικρομετρητών, και καταγραφή όλων των νομισματικών συναλλαγών.
  • Αρχειοθέτηση οικονομικών εγγράφων και ενημέρωση λογιστικών βάσεων δεδομένων σε εβδομαδιαία βάση.
  • Διαχείριση της τραπεζικής συμφωνίας στη βάση δεδομένων μας.. 
  • Έλεγχος της ακρίβειας των οικονομικών δεδομένων που υποβάλλονται από τους υπαλλήλους του OCC, όπως έξοδα έργου, έξοδα ταξιδιού και αποζημίωση. 
  • Κατανομή εσόδων και εξόδων σε επιχορηγήσεις στη βάση δεδομένων μας, σε συνεργασία με διαχειριστές έργων και διαχειριστές επιχορηγήσεων.
  • Παρακολούθηση και προώθηση των οικονομικών πολιτικών και κατευθυντήριων γραμμών σε όλη την ομάδα. 
  • Ενημέρωση οικονομικών εγχειριδίων και κατευθυντήριων γραμμών του οργανισμού όπως απαιτείται σε συνεργασία με τον διευθυντή. 
  • Υποστήριξη διαφορετικών τμημάτων και έργων με συντήρηση βάσεων δεδομένων. Εφαρμογή μέτρων για τη διασφάλιση της τακτικής ενημέρωσης των βάσεων δεδομένων από την ομάδα, συμπεριλαμβανομένης της αποστολής υπενθυμίσεων, της οργάνωσης συναντήσεων ή της κλιμάκωσης των ζητημάτων. 
  • Ρύθμιση ηλεκτρονικών τραπεζικών μεταφορών για εκκαθαριστικά, αποζημιώσεις εργαζομένων και άλλα έξοδα έργου.
  • Επικοινωνία με τον λογιστή ανάδοχο και παροχή των απαραίτητων πληροφοριών.
  • Προετοιμασία τριμηνιαίων οικονομικών εκθέσεων, ετήσιων καταστάσεων κερδών και ζημιών και προετοιμασία εγγράφων και επισκοπήσεων ad-hoc.
  • Διαχείριση ασφάλισης οργάνωσης και έργου.

Διαχείριση Γραφείου

  • Παρακολούθηση των αποθεμάτων ειδών γραφείου και των προμηθειών του οίκου εθελοντών και παραγγελίες όταν είναι απαραίτητο.
  • Διασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας του γραφείου.
  • Παρακολούθηση γενικής συντήρησης γραφείου και οικίας εθελοντισμού.

Διαχείριση

  • Διαχειριστείτε ατζέντα συναντήσεων, ταξιδιωτικές ρυθμίσεις και ραντεβού όταν σας ζητηθεί
  • Καλωσορίστε επισκέπτες, διαχειριστείτε τηλεφωνικές κλήσεις και αλληλογραφία (e-mail, επιστολές, πακέτα κ.λπ.)
  • Βοηθήστε τους συναδέλφους σε διοικητικά καθήκοντα όποτε είναι απαραίτητο
  • Υποστήριξη διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού και ενσωμάτωση νέων εργαζομένων όπως απαιτείται.

Βοηθός Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR).

  • Συνεργασία με τον σύμβουλο GDPR και τον εξωτερικό ΥΠΔ για να βεβαιωθείτε ότι όλη η τεκμηρίωση σχετικά με τον GDPR είναι ενημερωμένη και ενεργεί ως ενδιάμεσος μεταξύ έργων και ΥΠΔ.
  • Η επίβλεψη της τήρησης του GDPR σε όλα τα τμήματα και τα έργα, όπως ο έλεγχος εάν όλες οι φόρμες που χρησιμοποιούνται είναι συμβατές με το GDPR, η εκτέλεση ετήσιων ελέγχων τήρησης του GDPR και η παρακολούθηση μέτρων ασφαλείας σε συνεργασία με το IT.

Παρακολούθηση και Αξιολόγηση (Μ&Ε) και Κοινωνικός Αντίκτυπος 

  • Έλεγχος με τους διαχειριστές έργου/ τους υπεύθυνους M&E ότι όλες οι δραστηριότητες έχουν καταχωρηθεί στη βάση δεδομένων.. 
  • Εφαρμογή μέτρων για να διασφαλιστεί ότι οι βάσεις δεδομένων M&E ενημερώνονται τακτικά από την ομάδα, συμπεριλαμβανομένης της αποστολής υπενθυμίσεων, της οργάνωσης συναντήσεων ή της κλιμάκωσης ζητημάτων.
  • Υποστήριξη του συντονιστή και του διευθυντή με αναφορές M&E και αναφορές κοινωνικών επιπτώσεων, όπως απαιτείται.

Συντονισμός και Διαχείριση Ομάδας

  • Αναφορά στον συντονιστή και τον διευθυντή.
  • Συμμετοχή στις εβδομαδιαίες συναντήσεις της ομάδας και λήψη πρακτικών συναντήσεων.
  • Διαχείριση εθελοντή ή/και ασκούμενου ως μέρος της ομάδας διαχείρισης, εάν ζητηθεί.

Τι προσφέρουμε;

Το OCC έχει δεσμευτεί να δημιουργήσει έναν χώρο εργασίας χωρίς αποκλεισμούς και ποικιλομορφία που προωθεί την ενεργό συμμετοχή όλων και τη δημιουργία θετικού αντίκτυπου για την ομάδα και τις ομάδες-στόχους. Προσφέρουμε τα εξής:

  • Καθαρός μηνιαίος μισθός 1.200 € (38 ώρες την εβδομάδα, 13 pagas, contrato indefinido, 3 meses de prueba) και περίοδος διακοπών 30 εργάσιμες ημέρες το χρόνο.
  • Μια μοναδική ευκαιρία να εργαστείτε στην καρδιά του τοπικού κοινωνικού τομέα, με εξειδίκευση στη μετανάστευση, ενώ παράλληλα θα εργαστείτε σε διεθνές επίπεδο με ΜΚΟ σε όλη την Ευρώπη
  • Μία ημέρα εξ αποστάσεως εργασίας την εβδομάδα.
  • Η ευκαιρία να εργαστείτε σε μια άκρως πολυπολιτισμική ομάδα που αποτελείται από υπαλλήλους, εθελοντές, ασκούμενους και εξωτερικούς συνεργάτες.
  • Την ευκαιρία να συνεργαστείτε με το ελληνικό μας παράρτημα στο Πολύκαστρο και να γνωρίσετε το μεταναστευτικό πλαίσιο της Ελλάδας.
  • Πολλές ευκαιρίες μάθησης συνεργαζόμενοι με ψυχολόγους, κοινωνικούς λειτουργούς, διαχειριστές έργων (ΕΕ) και τη διαφορετική ομάδα δικαιούχων και εθελοντών μας.

Ποιες είναι οι απαιτήσεις εργασίας;

Απαραίτητα:

  • Σπουδές λογιστικής, γραμματείας, διοίκησης ή παρόμοια.
  • Τουλάχιστον δύο χρόνια λογιστική εμπειρία στον κοινωνικό τομέα.
  • Εμπειρία ως διαχειριστής γραφείου, βοηθός γραφείου ή σχετικός ρόλος.
  • Ισχυρές γνώσεις Η/Υ και επάρκεια στη χρήση υπολογιστικών φύλλων και εγγράφων κειμένου.
  • Ανοίξτε για να μάθετε και να αναπτύξετε τις δεξιότητές σας με τη χρήση ψηφιακών εργαλείων και χωρίς εργαλεία κώδικα όπως Trello, Airtable, Notion και Slack.
  • Κατανόηση οικονομικών διαδικασιών όπως η τήρηση βιβλίων και ο τραπεζικός συμβιβασμός.
  • Βασικές μαθηματικές δεξιότητες.
  • Καλές δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας.
  • Καλές δεξιότητες οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου.
  • Δυνατότητα εργασίας σε πολλαπλά έργα ταυτόχρονα με διατήρηση της ακρίβειας.
  • Η ικανότητα συνεργασίας με συναδέλφους και προμηθευτές.
  • Έχετε ισχυρό κίνητρο για να υποστηρίξετε άτομα με μεταναστευτικό υπόβαθρο και να έχετε κοινωνικό αντίκτυπο με την ομάδα μας.
  • Να έχετε προχωρημένο επίπεδο Αγγλικών και Ισπανικών.
  • Έχετε μια ευέλικτη, προνοητική και ανοιχτόμυαλη στάση: εργαζόμαστε σε ένα περιβάλλον που αλλάζει γρήγορα και πρέπει να είστε σε θέση να προσαρμοστείτε σε ξαφνικές αλλαγές και γρήγορες εξελίξεις.

Προτιμώμενες δεξιότητες:

  • Εμπειρία με Airtable, Notion, Slack ή/και Trello.
  • Να έχει εργασιακή εμπειρία στον κοινωνικό τομέα στην Καταλονία/Βαρκελώνη. 
  • Να έχετε ένα μεσαίο έως προχωρημένο επίπεδο Καταλανικών.
  • Να έχετε κάποια εμπειρία στη σύνταξη επιχορηγήσεων, την υποβολή εκθέσεων και την αιτιολόγηση.
  • Να έχετε κάποια εμπειρία σε διαδικασίες HR.

Ποια είναι η διαδικασία αίτησης;

Σας ενημερώνουμε πάντα εάν έχετε επιλεγεί για τη διαδικασία αίτησης ή όχι. Οι αιτήσεις πρέπει να υποβληθούν μέσω της φόρμας αίτησής μας (δείτε τον παρακάτω σύνδεσμο). Εμείς θα δεν εξετάστε τις εφαρμογές που έρχονται μέσω άλλων καναλιών. Αφού επιλεγεί, η διαδικασία έχει ως εξής:

  1. Θα σας προσκαλέσουμε για μια πρώτη συνέντευξη για να γνωριστούμε, να μιλήσουμε για τη θέση και την οργάνωση με περισσότερες λεπτομέρειες, να συζητήσουμε τις προσδοκίες και τις φιλοδοξίες σας και να απαντήσουμε σε όποιες ερωτήσεις μπορεί να έχετε.
  2. Όταν το αποτέλεσμα της πρώτης συνέντευξης είναι θετικό, θα σας ζητήσουμε προηγούμενες αναφορές εργασίας και την ολοκλήρωση μιας εργασίας. Η εργασία θα σχετίζεται με δεξιότητες βάσης δεδομένων και αναφοράς.
  3. Όταν το αποτέλεσμα της εργασίας είναι θετικό, θα υπάρξει δεύτερη συνέντευξη. Σε αυτή τη συνέντευξη θα συζητήσουμε λεπτομερέστερα τις δεξιότητες και την εμπειρία που έχετε και πώς αυτά ταιριάζουν στη θέση. Θα συζητήσουμε επίσης το αποτέλεσμα της εργασίας και τυχόν σχόλια που έχετε σχετικά με την εργασία.
  4. Όταν η δεύτερη συνέντευξη είναι θετική, θα έχετε την τελευταία σας συνέντευξη με τον διευθυντή του οργανισμού. Μαζί με την ομάδα προσλήψεών μας, ο διευθυντής θα λάβει την τελική απόφαση σχετικά με το αποτέλεσμα της διαδικασίας πρόσληψης.

ΠΩΣ ΝΑ ΕΦΑΡΜΟΣΕΙ?

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη φόρμα για να κάνετε αίτηση: https://airtable.com/shrL2jvRowsOx1QXl

Προθεσμία 30 Νοεμβρίου 2022.