[ABIERTO] Estamos contratando: ¿eres nuestro nuevo Auxiliar de Administración y Contabilidad en España?

¿Tiene experiencia en administración y contabilidad en el sector social y está interesado en trabajar en una organización sin fines de lucro multicultural y en crecimiento? Únete a nosotros en Open Cultural Centre Barcelona, una ONG que trabaja por la inclusión de personas refugiadas y migrantes a través de actividades de educación, vivienda, inserción laboral e innovación social

La organización

Open Cultural Center es una organización sin ánimo de lucro que lleva a cabo diversos proyectos educativos y culturales para y con personas migrantes y refugiadas en España y Grecia. Tenemos nuestra oficina principal en Barcelona, con un equipo de 12 empleados y varios voluntarios que trabajan en nuestras actividades en Barcelona. Algunas de nuestras principales actividades en Barcelona y sus alrededores son la escuela de idiomas, la escuela de programación y nuestro programa de alojamiento para jóvenes inmigrantes en zonas rurales. 

¿Qué vas a hacer?

Sus principales responsabilidades son:

  1. Apoyar la administración fluida de la organización en los diferentes departamentos y proyectos en España y Grecia. 
  2. Asistir con la administración y contabilidad de la oficina, implementando órdenes de pago bancarias, facturación, gestión de recibos de pago, flujo de caja y caja chica. 
  3. Actualice y revise las bases de datos de contabilidad, informe cualquier discrepancia financiera a la gerencia y sirva de enlace con el contratista de contabilidad, recursos humanos y legal. Los procesos financieros y administrativos están respaldados con herramientas digitales, herramientas sin código y procesos de automatización.

Asistente de contabilidad  

  • Elaboración de facturas y certificados con herramientas “sin código” y procesos automatizados.
  • Administrar la base de datos de flujo de caja, incluida la caja chica, y registrar todas las transacciones monetarias.
  • Archivar la documentación financiera y actualizar las bases de datos contables semanalmente.
  • Gestionar la conciliación bancaria en nuestra base de datos. 
  • Verificar la exactitud de los datos financieros presentados por los empleados de la OCC, como gastos de proyectos, gastos de viaje y reembolsos. 
  • Asignación de ingresos y gastos a las subvenciones en nuestra base de datos, en colaboración con los directores de proyectos y administradores de subvenciones.
  • Seguimiento y promoción de las políticas y directrices financieras en todo el equipo. 
  • Actualizar los manuales y lineamientos financieros de la organización según sea necesario en colaboración con el director. 
  • Apoyando a los diferentes departamentos y proyectos con el mantenimiento de la base de datos. Aplicar medidas para garantizar que el equipo actualice regularmente las bases de datos, incluido el envío de recordatorios, la organización de reuniones o la escalada de problemas. 
  • Configuración de transferencias bancarias en línea para nóminas, reembolsos de empleados y otros gastos del proyecto.
  • Servir de enlace con el contratista de contabilidad y proporcionar la información necesaria.
  • Preparación de informes financieros trimestrales, declaraciones anuales de pérdidas y ganancias anuales, y preparación de documentos y resúmenes ad-hoc.
  • Administrar la organización y los seguros del proyecto.

Gestión de oficina

  • Seguimiento de las existencias de material de oficina y de los suministros de la casa de voluntarios, y realización de pedidos cuando sea necesario.
  • Velar por el buen funcionamiento de la oficina.
  • Seguimiento del mantenimiento general de la oficina y casa de voluntarios.

Administración

  • Gestionar agendas de reuniones, arreglos de viaje y citas cuando se solicite
  • Dar la bienvenida a los visitantes, gestionar las llamadas telefónicas y la correspondencia (correo electrónico, cartas, paquetes, etc.)
  • Ayudar a los colegas con las tareas administrativas cuando sea necesario
  • Apoyar los procesos de recursos humanos y la incorporación de nuevos empleados según sea necesario.

Asistente Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

  • Servir de enlace con el consultor de GDPR y el DPO externo para asegurarse de que toda la documentación relacionada con GDPR esté actualizada y actuar como intermediario entre los proyectos y el DPO.
  • Supervisar el cumplimiento de GDPR en todos los departamentos y proyectos, como verificar si todos los formularios que se utilizan cumplen con GDPR, ejecutar controles anuales de cumplimiento de GDPR y rastrear medidas de seguridad en colaboración con TI.

Monitoreo y Evaluación (M&E) e Impacto Social 

  • Verificar con los gerentes de proyecto/Oficiales de M&E que todas las actividades hayan sido registradas en la base de datos. 
  • Aplicar medidas para garantizar que el equipo actualice regularmente las bases de datos de M&E, incluido el envío de recordatorios, la organización de reuniones o la escalada de problemas.
  • Apoyar al coordinador y al director con informes de M&E e informes de impacto social según sea necesario.

Coordinación y Gestión de Equipos

  • Reportando al coordinador y al director.
  • Participar en las reuniones semanales del equipo y levantar actas de las reuniones.
  • Gestionar un voluntario y/o pasante como parte del equipo de administración, si así lo solicita.

¿Qué ofrecemos?

El OCC está comprometido con la creación de un lugar de trabajo inclusivo y diverso que fomente la participación activa de todos y la generación de un impacto positivo para el equipo y los grupos objetivo. Ofrecemos lo siguiente:

  • Un salario neto mensual de 1.200 € (38 horas semanales, 13 pagas, contrato indefinido, 3 meses de prueba) y un período de vacaciones de 30 días laborables al año.
  • Una oportunidad única para trabajar en el corazón del sector social local, especializado en migración, mientras se trabaja a nivel internacional con ONG de toda Europa.
  • Un día de teletrabajo a la semana.
  • La oportunidad de trabajar en un equipo altamente multicultural formado por empleados, voluntarios, pasantes y socios externos.
  • La oportunidad de trabajar con nuestra sucursal griega en Polykastro y conocer el contexto migratorio de Grecia.
  • Muchas oportunidades de aprendizaje al trabajar con psicólogos, trabajadores sociales, gerentes de proyectos (UE) y nuestro diverso grupo de beneficiarios y voluntarios.

¿Cuáles son los requisitos del trabajo?

Debe tener:

  • Estudios de contabilidad, secretariado, administración o afines.
  • Un mínimo de dos años de experiencia contable en el sector social.
  • Experiencia como administrador de oficina, asistente de oficina o puesto relevante.
  • Fuertes habilidades informáticas y competencia en el uso de hojas de cálculo y documentos de texto.
  • Ábrete a aprender y desarrollar tus habilidades con el uso de herramientas digitales y herramientas sin código como Trello, Airtable, Notion y Slack.
  • Comprensión de los procesos financieros, como la contabilidad y la conciliación bancaria.
  • Habilidades matemáticas básicas.
  • Buenas habilidades de comunicación verbal y escrita.
  • Buenas habilidades de organización y gestión del tiempo.
  • La capacidad de trabajar en múltiples proyectos simultáneamente manteniendo la precisión.
  • La capacidad de colaborar con compañeros de trabajo y proveedores.
  • Tener una fuerte motivación para apoyar a las personas con antecedentes migratorios y tener un impacto social con nuestro equipo.
  • Tener un nivel avanzado de inglés y español.
  • Tenga una actitud flexible, proactiva y de mente abierta: trabajamos en un entorno que cambia rápidamente y debe poder adaptarse a cambios repentinos y desarrollos rápidos.

Habilidades preferibles:

  • Experiencia con Airtable, Notion, Slack y/o Trello.
  • Tener experiencia laboral en el sector social en Cataluña/Barcelona. 
  • Tener un nivel de catalán intermedio-avanzado.
  • Tener algo de experiencia en redacción de subvenciones, informes y justificaciones.
  • Contar con experiencia en procesos de RRHH.

Cual es el proceso de aplicación?

Siempre le informamos si es seleccionado para el proceso de solicitud o no. Las solicitudes deben enviarse a través de nuestro formulario de solicitud (consulte el enlace a continuación). Lo haremos no Considere las solicitudes que llegan a través de otros canales. Una vez seleccionado, el proceso es el siguiente:

  1. Te invitaremos a una primera entrevista para conocernos, hablar sobre el puesto y la organización con más detalle, discutir tus expectativas y ambiciones y responder cualquier pregunta que puedas tener.
  2. Cuando el resultado de la primera entrevista sea positivo, le pediremos referencias laborales anteriores y la finalización de una asignación. La asignación se relacionará con la base de datos y las habilidades de presentación de informes.
  3. Cuando el resultado del encargo sea positivo, se realizará una segunda entrevista. En esta entrevista discutiremos con más detalle las habilidades y la experiencia que tiene, y cómo encajan en el puesto. También discutiremos el resultado de la tarea y cualquier comentario que tenga con respecto a la tarea.
  4. Cuando la segunda entrevista sea positiva, tendrás tu última entrevista con el director de la organización. Junto con nuestro equipo de contratación, el director tomará la decisión final sobre el resultado del proceso de contratación.

¿CÓMO APLICAR?

Utilice este formulario para aplicar: https://airtable.com/shrL2jvRowsOx1QXl

Plazo 30 de noviembre 2022.